Wanneer Excel, WhatsApp en losse portals niet meer genoeg zijn

Er is niets mis met Excel.

Er is ook niets mis met WhatsApp, e-mail of een bankportal.

Het probleem ontstaat wanneer medewerkers die tools zelf aan elkaar moeten knopen.

Dan wordt de mens de integratielaag.

Het begint meestal klein

Een aanvraag komt binnen.

Een medewerker zet de klant in een spreadsheet, vraagt documenten op via mail, deelt iets via WhatsApp en dient de aanvraag in op een financieringsportal.

Bij een beperkt aantal dossiers werkt dat prima.

Maar volume en complexiteit veranderen de situatie.

Signalen dat het proces begint te kraken

Niemand weet zeker wat de actuele status is

De pipeline zegt iets anders dan de portal of mailbox.

Gegevens worden dubbel ingevoerd

Dezelfde naam, KvK, voertuigdata en bedragen worden meerdere keren overgetypt.

Er zijn steeds meer lijstjes naast het systeem

Een spreadsheet naast CRM is vaak een signaal dat het systeem niet de echte workflow ondersteunt.

Statusvragen kosten veel tijd

Dealers, klanten en collega's bellen omdat de informatie niet vanzelf beschikbaar komt.

Kennis zit bij enkele mensen

Ervaren medewerkers weten precies hoe uitzonderingen werken, maar die kennis is niet structureel in processen vastgelegd.

Een CRM alleen is niet altijd genoeg

Een generiek CRM kan uitstekend zijn voor relaties en sales.

Maar leaseprocessen bevatten vaak ook:

• voertuigen;
• documenten;
• financiers;
• acceptatie;
• productvormen;
• contracten;
• partners;
• statussen;
• commissielogica.

Daarom gaat het niet alleen om "een beter CRM".

Het gaat om een softwareomgeving die de operationele flow ondersteunt.

Standaardsoftware of maatwerk?

Wanneer je processen grotendeels overeenkomen met een bestaand pakket, is standaardsoftware vaak de beste keuze.

Maatwerk wordt interessanter wanneer:

• je meerdere systemen moet integreren;
• je distributiemodel afwijkt;
• je veel uitzonderingen hebt;
• je eigen partnerportals nodig hebt;
• je onderscheidende workflow onderdeel is van je commerciële propositie.

Slimfy richt zich juist op die situaties.

Conclusie

De overstap van losse tools naar gespecialiseerde software moet geen IT-project om het IT-project worden.

Begin met één vraag:

Waar verliest de organisatie vandaag structureel tijd, data of grip doordat systemen en processen niet op elkaar aansluiten?

Daar zit meestal de eerste businesscase.