5 fouten die leaseaanvragen onnodig vertragen

Een leaseaanvraag loopt zelden vast omdat iemand bewust slecht werk levert.

Meestal ontstaat vertraging door de manier waarop informatie door verschillende mensen, systemen en organisaties beweegt.

De dealer heeft voertuigdata. De klant levert documenten aan. Een intermediair beoordeelt het dossier. Een financier heeft eigen acceptatiecriteria. En ondertussen wil iedereen weten wat de status is.

Vijf fouten komen daarbij steeds terug.

1. Het dossier wordt te vroeg doorgestuurd

Wanneer pas na indiening duidelijk wordt dat documenten of gegevens ontbreken, ontstaat heen-en-weer communicatie.

Beter is om vóór overdracht duidelijk te maken welke informatie minimaal nodig is.

Software kan hierbij helpen door verplichte gegevens, validaties en documentchecks onderdeel te maken van de workflow.

2. Dezelfde gegevens worden meerdere keren ingevoerd

Klantgegevens staan in CRM. Voertuigdata in een ander systeem. Daarna wordt alles opnieuw ingevoerd in een portal.

Iedere overdracht kost tijd en introduceert kans op fouten.

Een integratie of centrale aanvraaglaag kan ervoor zorgen dat data één keer wordt vastgelegd en daarna door de juiste processen wordt gebruikt.

3. Uitzonderingen bestaan alleen in het hoofd van ervaren medewerkers

Veel organisaties hebben medewerkers die precies weten:

• welke financier in welke situatie logisch is;
• welke documenten bij een specifieke case extra nodig zijn;
• welke partner anders werkt dan de rest.

Dat is waardevolle kennis, maar ook kwetsbaar.

Goede software maakt regels en uitzonderingen waar mogelijk expliciet zonder menselijke beoordeling volledig weg te automatiseren.

4. Statusopvolging is een apart proces

Als medewerkers dagelijks portals moeten openen of collega's moeten bellen om te weten wat er met een aanvraag gebeurt, is statusinformatie niet goed geïntegreerd.

Status hoort onderdeel te zijn van dezelfde workflow als de aanvraag.

Waar API's of andere koppelingen beschikbaar zijn, kan terugkoppeling automatisch worden verwerkt. Waar dat niet kan, moet in ieder geval duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

5. Niemand ziet waar het proces structureel blijft hangen

Een enkele vertraagde aanvraag is vervelend.

Twintig aanvragen die telkens op hetzelfde punt vertragen zijn een procesprobleem.

Daarom is niet alleen een CRM-pipeline nodig, maar ook inzicht in:

• doorlooptijd per stap;
• incomplete dossiers;
• wachttijd bij overdrachten;
• openstaande acties;
• verschillen tussen partners of kanalen.

Niet ieder bedrijf heeft dezelfde oplossing nodig

Het ene autobedrijf heeft vooral behoefte aan een simpele aanvraagflow met een intermediair.

Een intermediair kan juist routing, dealerportals en meerdere financieringsroutes nodig hebben.

Een leasebedrijf kan interne acceptatie en contractering willen toevoegen.

Daarom verkoopt Slimfy niet langer één standaardproces.

We gebruiken bestaande leasetechnologie als basis en bouwen daaromheen wat een specifieke organisatie nodig heeft.

Conclusie

De grootste winst zit vaak niet in één nieuwe feature.

Die zit in het verwijderen van overdrachtsmomenten waarop informatie zoekraakt, dubbel wordt ingevoerd of handmatig opgevolgd moet worden.

Dat is precies waar goede procesanalyse en gerichte softwareontwikkeling elkaar raken.