Via WhatsApp of online boeken: wat past bij een verhuurbedrijf op Curaçao?

Laat op de avond komt er een WhatsApp-bericht binnen van een klant in Nederland.

Of er in de kerstvakantie een auto vrij is. Twee weken, met ophalen op het vliegveld.

De eigenaar ziet het de volgende ochtend. Kijkt in de planning, rekent een prijs uit en stuurt een voorstel.

Intussen heeft de klant op een boekingssite al een auto geboekt.

Dit stuk is voor eigenaren van verhuurbedrijven op Curaçao en andere eilanden die boekingen aannemen via WhatsApp, telefoon of een offerteformulier. Het gaat over wanneer online boeken loont, wanneer WhatsApp beter past en hoe je die twee combineert. Onderaan staat wanneer je niets hoeft te veranderen.

Boeken via WhatsApp is geen achterstand

Een gesprek per boeking kan een bewuste keuze zijn.

Het heeft voordelen die een boekingsformulier niet heeft:

• de klant kan meteen iets vragen, over de auto, het ophalen of de borg;
• een afwijkende wens is snel geregeld, zoals een kinderzitje of een ander afleveradres;
• de klant heeft vanaf het eerste bericht contact met een persoon;
• je houdt zelf de regie over wie welke auto krijgt.

Voor een verhuurder die op persoonlijk contact draait, is dat geen bijzaak. Het is de service.

Waarom die service je software hoort te bepalen, staat in Lokaal verhuren naast de grote ketens: je service bepaalt je software.

Een gesprek per boeking groeit niet mee met de drukte

Elk bericht vraagt om iemand die de planning bekijkt, een prijs uitrekent en een bevestiging typt.

Dat gaat goed zolang het rustig is. In het piekseizoen wordt de telefoon de wachtrij.

En elke boeking die via een chat loopt:

• hangt af van wie er op dat moment antwoordt;
• wordt bevestigd met een tekst die iemand zelf opstelt;
• staat met prijs, data en afspraken in een gesprek, niet in de planning;
• kan verloren gaan als de klant ondertussen ergens anders boekt.

Wie niet direct kan bevestigen, laat de klant wachten. En een klant die wacht, blijft zoeken.

Online boeken is meer dan een knop op je website

Een formulier dat alleen een aanvraag doorstuurt, is nog steeds een gesprek. Alleen met een omweg.

Echt online boeken vraagt om een paar dingen die kloppen:

• beschikbaarheid die de werkelijkheid laat zien, ook van boekingen via andere kanalen;
• je eigen prijslogica, per seizoen, categorie en huurduur;
• jullie voorwaarden, zichtbaar vóór het boeken;
• een keuze voor betalen en borg die past bij hoe jullie werken;
• een bevestiging die meteen in de planning landt.

Klopt de beschikbaarheid niet, dan maakt online boeken het probleem groter. Dan verkoop je sneller een auto die er niet is.

Hoe je één beschikbaarheid over al je kanalen houdt, staat in Boekingssites, eigen site en WhatsApp: één beschikbaarheid voor al je kanalen.

Je hoeft niet te kiezen tussen online en WhatsApp

De keuze is zelden of-of.

Afhankelijk van jullie klanten kan een tussenvorm passen:

• online boeken voor standaardreserveringen, en WhatsApp voor vragen en uitzonderingen;
• online beschikbaarheid en prijs laten zien, en na een kort contact bevestigen;
• een WhatsApp-gesprek dat direct aan de reservering hangt, zodat afspraken niet in de chat blijven steken.

Zo blijft het persoonlijke contact. Alleen hoeft niet elke boeking meer met een gesprek te beginnen.

Waarom zo'n gesprek in de reservering hoort en niet in één telefoon, staat in Losse tools in je verhuurbedrijf: eerst één bron van waarheid, dan AI.

Online boeken loont bij veel standaardboekingen

Online boeken wordt interessant als:

• een groot deel van je boekingen op elkaar lijkt: categorie, data, ophalen op het vliegveld;
• klanten boeken op momenten dat jullie kantoor dicht is;
• de telefoon in het piekseizoen de wachtrij wordt;
• je minder afhankelijk wilt zijn van boekingssites, die verdienen aan elke boeking die via hen loopt.

Wanneer WhatsApp beter past

Online boeken is niet voor elk verhuurbedrijf de juiste stap.

Het is waarschijnlijk niet nodig als:

• je vooral vaste klanten en doorverwezen gasten hebt, die persoonlijk contact verwachten;
• de meeste boekingen maatwerk zijn, zoals lange huur, bijzondere voertuigen of zakelijke afspraken;
• je wagenpark zo klein is dat elke boeking toch een persoonlijke afweging is;
• jullie beschikbaarheid nog niet betrouwbaar is: regel dat dan eerst.

Een eigen boekingsflow kan aansluiten op hoe jullie nu werken

Afhankelijk van jullie operatie kunnen we onder andere bouwen:

• een boekingsflow op jullie eigen website, gekoppeld aan wagenpark, prijslogica en voorwaarden;
• een tussenvorm waarin de klant beschikbaarheid ziet en jullie na contact bevestigen;
• WhatsApp-gesprekken die aan de reservering hangen;
• bevestigingen en instructies in de taal van de klant;
• één beschikbaarheid voor alle kanalen.

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, gebruikt daarvoor bestaande bouwstenen voor portals, communicatie, documenten en workflow. Het maatwerk gaat naar de manier waarop jullie boeken en bevestigen. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer daarover staat op de pagina software voor autoverhuur.

Begin met de boekingen van vorige maand

Pak deze week de boekingen van vorige maand erbij.

Laat de collega die de boekingen bevestigde per boeking noteren via welk kanaal die binnenkwam, hoeveel berichten er nodig waren en of er iets bijzonders aan was.

Het deel zonder bijzonderheden is je kandidaat voor online boeken. De rest verdient een gesprek.