Boekingssites, eigen site en WhatsApp: één beschikbaarheid voor al je kanalen

Zaterdagmiddag komt er via een boekingssite een reservering binnen voor de laatste SUV.

Kort daarvoor heeft een collega dezelfde auto via WhatsApp toegezegd aan een vaste klant.

Niemand merkt het. Tot maandag, als er twee klanten op het vliegveld staan voor één auto.

Dit stuk is voor verhuurbedrijven, op Curaçao en elders, die hetzelfde wagenpark verkopen via meerdere kanalen: boekingssites, de eigen website, WhatsApp of hotels. Het gaat over waar dubbele boekingen ontstaan en hoe je één beschikbaarheid voor al die kanalen houdt. Onderaan staat wanneer dit bij jou niet speelt.

Elk kanaal denkt dat het de hele vloot verkoopt

Elk boekingskanaal heeft een eigen beeld van wat er vrij is.

De boekingssite kijkt naar de eigen kalender. De website naar wat daar is ingesteld. En bij WhatsApp zit de beschikbaarheid in het hoofd van wie antwoordt.

Geen van die kanalen weet wat de andere net hebben verkocht.

Iemand moet ze bijwerken. Met de hand.

Een dubbele boeking ontstaat tussen twee updates

Het gaat zelden mis door één grote fout.

Het gaat mis in de tijd tussen twee handelingen:

• een boeking komt binnen, maar de categorie staat op de andere kanalen nog open;
• een auto komt later terug dan gepland, terwijl hij online al opnieuw is verkocht;
• een collega zegt via WhatsApp iets toe en werkt de planning pas later bij;
• een kanaal wordt 's avonds niet meer bijgewerkt, terwijl er wel wordt geboekt.

Hoe meer kanalen, hoe meer van die momenten. En in het piekseizoen volgen ze elkaar snel op.

Met een klein wagenpark voel je elke fout direct

Bij een grote vloot is er vaak nog een andere auto.

Bij een klein wagenpark is die er niet. Een dubbele boeking betekent dan een klant zonder auto, op een vliegveld, na een lange vlucht.

Wat je dan ook doet, het kost iets: een upgrade op eigen kosten, een auto van een collega-verhuurder of een klant die het geld terugkrijgt. En een verhaal dat in een review terechtkomt.

Beschikbaarheid hoort op één plek te worden berekend

De oplossing is niet om elk kanaal vaker bij te werken.

De oplossing is één plek waar de beschikbaarheid wordt berekend, en waar alle kanalen hun informatie vandaan halen.

Op die plek komt samen wat bepaalt of een auto echt vrij is:

• reserveringen uit alle kanalen;
• auto's die later terugkomen, in onderhoud staan of nog schoon moeten;
• afspraken die via WhatsApp of telefoon zijn gemaakt;
• auto's die je bewust achter de hand houdt.

Daarnaast kun je per kanaal bepalen wat het mag verkopen. Bijvoorbeeld met een contingent: het deel van het wagenpark dat een kanaal maximaal mag aanbieden.

Zo verkoopt een boekingssite niet de laatste auto die je voor vaste klanten wilt houden.

Die plek is een onderdeel van de bron van waarheid uit Losse tools in je verhuurbedrijf: eerst één bron van waarheid, dan AI. Hier gaat het om één vraag: wat kan er verkocht worden.

Niet elk kanaal kan automatisch worden bijgewerkt

Een koppeling met een boekingssite is niet altijd mogelijk.

Sommige kanalen kunnen beschikbaarheid automatisch ontvangen. Bij andere moet iemand de eigen omgeving van die site bijwerken.

Ook dan helpt één centrale beschikbaarheid. Het systeem kan laten zien welk kanaal nog met de hand moet worden bijgewerkt, en waarom. Dan is het een taak op een lijst, in plaats van iets wat iemand moet onthouden.

Voor WhatsApp werkt het omgekeerd. Wie een auto toezegt, kijkt eerst in de centrale beschikbaarheid. En de toezegging gaat er meteen in.

Wat er gebouwd wordt, hangt af van jullie kanalen

Afhankelijk van jullie kanalen kunnen we onder andere bouwen:

• een centrale beschikbaarheid per categorie en per auto, inclusief inname, schoonmaak en onderhoud;
• contingenten per kanaal, met auto's die je achter de hand houdt;
• koppelingen met boekingskanalen, waar die dat toelaten;
• signalen voor kanalen die met de hand moeten worden bijgewerkt;
• toezeggingen via WhatsApp die direct in de beschikbaarheid landen;
• een overzicht van boekingen per kanaal.

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, gebruikt daarvoor bestaande bouwstenen en maakt maatwerk van de regels die voor jullie wagenpark gelden. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Een overzicht van wat we voor verhuurders kunnen bouwen, staat op de pagina software voor autoverhuur.

Wanneer dit bij jou niet speelt

Een centrale beschikbaarheid is niet altijd nodig.

Het is waarschijnlijk niet de eerste stap als:

• je via één kanaal verhuurt;
• één persoon alle boekingen aanneemt en de planning bijhoudt, en dat zo blijft;
• je kanalen al via een systeem aan elkaar gekoppeld zijn en er geen dubbele boekingen meer voorkomen;
• het echte probleem te weinig auto's is, niet de verdeling ervan.

Begin met de dubbele boekingen van dit jaar

Zet deze week alle dubbele boekingen van dit jaar op een rij. Ook de bijna-fouten die op tijd werden ontdekt.

Laat de collega die de planning bijhoudt per geval noteren via welke kanalen de twee boekingen binnenkwamen en hoeveel tijd ertussen zat.

Het patroon laat zien welk kanaal als eerste aan de centrale beschikbaarheid moet.