Dezelfde aanvraag opnieuw intypen in elk portal: waar dubbel werk vandaan komt

Aan het eind van de middag typt een medewerker een aanvraag over.

Uit de mail van de dealer naar jullie CRM. Uit het CRM naar het portal van de financier. Daarna nog een keer in de administratie, voor de commissie.

Dezelfde naam, hetzelfde kenteken, hetzelfde bedrag. Steeds opnieuw.

Past de aanvraag beter bij een andere financier, dan begint het intypen van voren af aan.

Dit stuk is voor eigenaren en backofficemanagers van lease-intermediairs die met meerdere financiers werken. Het gaat over waar dubbel invoeren vandaan komt, en wat één aanvraagstraat verandert. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

Elke financier heeft een eigen portal, en elk portal wil dezelfde gegevens

Een intermediair werkt met meerdere financiers. Dat is juist de waarde: de klant krijgt een financiering die past.

Maar elke financier heeft een eigen portal, met eigen velden, een eigen volgorde en eigen documenten.

Daar komen jullie eigen systemen bij:

• een CRM of lijst met klanten en dealers;
• een map of mailbox met documenten;
• een administratie voor facturen en commissie;
• een eigen spreadsheet voor de lopende aanvragen.

Die systemen kennen elkaar niet. Dus verbindt een medewerker ze. Met de hand.

Een medewerker is nu de verbinding tussen jullie systemen

Dat kost meer dan de tijd van het overtypen zelf:

• dezelfde handelingen per aanvraag, bij elke financier opnieuw;
• tikfouten die pas opvallen als een financier vragen stelt;
• verschillen tussen wat in het CRM staat en wat bij de financier is ingediend;
• geen overzicht van welke aanvraag bij welke financier loopt.

Het overtypen is saai werk. De fouten die eruit komen, merkt de dealer of de klant.

Zo los je het nu op, en waarom dat blijft schuren

De gangbare oplossing is kopiëren en plakken, in een vaste volgorde. Of een sjabloon, of een collega die er handig in is.

Dat helpt. Maar het blijft dubbel werk. Het gaat alleen sneller.

En zodra er een financier bijkomt of een portal verandert, moet iedereen opnieuw wennen.

Eén keer invoeren, en de rest haalt het daar vandaan

Een aanvraagstraat is één plek waar een aanvraag binnenkomt, wordt aangevuld en naar de financier gaat. De gegevens worden daar één keer vastgelegd.

Van daaruit kunnen ze verder:

• naar de financier, via een koppeling waar de financier dat toelaat;
• waar geen koppeling is: in een overzicht in de volgorde van dat portal, zodat overnemen minder foutgevoelig is;
• naar jullie administratie, voor facturatie en commissie;
• terug naar de dealer, als status.

Een koppeling is een verbinding waarmee twee systemen automatisch gegevens uitwisselen. Niet elke financier biedt die mogelijkheid. Waar het wel kan, bepalen we per financier en per traject.

Moet een aanvraag naar een andere financier, dan kan hetzelfde dossier mee, zonder dat alles opnieuw wordt ingetypt.

Waarom een koppeling iets anders is dan een extra systeem, staat in Waarom integraties vaak belangrijker zijn dan nóg een nieuw systeem.

AI kan het overnemen voorbereiden, een medewerker dient in

Afhankelijk van jullie proces kan AI bijvoorbeeld:

• gegevens uit een mail of pdf van de dealer als voorstel in de aanvraag zetten;
• verschillen signaleren tussen wat de dealer aanleverde en wat in het dossier staat;
• per financier laten zien welke velden nog leeg zijn.

Een medewerker kijkt na wat er naar een financier gaat, en verstuurt het.

Een aanvraagstraat hoeft niet vanaf nul te worden gebouwd

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint met bestaande bouwstenen voor leaseaanvragen, CRM, documenten en integraties. Het maatwerk gaat naar jullie financiers, jullie producten en jullie volgorde van werken. Systemen die goed werken, kunnen blijven. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Wat de status van zo'n aanvraag voor dealers betekent, staat in Dealers die bellen voor een status: hoe je statusinformatie op één plek krijgt. Meer over wat we voor intermediairs kunnen bouwen, staat op de pagina software voor lease-intermediairs.

Wanneer je dit niet nodig hebt

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je met één financier werkt, en dat zo blijft;
• je volume zo klein is dat overtypen minder tijd kost dan het inrichten van koppelingen;
• je CRM en je financiers al gekoppeld zijn, en het dubbele werk ergens anders zit;
• je binnenkort van financiers wisselt: bepaal dan eerst met wie je verder gaat.

Volg deze week één aanvraag en tel waar die wordt overgetypt

Laat een backofficemedewerker deze week één aanvraag volgen, van de mail van de dealer tot de afrekening van de commissie.

Noteer elk scherm waarin dezelfde gegevens opnieuw worden ingevoerd.

Elke keer overtypen is een plek voor een koppeling. Begin bij de plek waar het vaakst iets misgaat.