Dealers die bellen voor een status: hoe je statusinformatie op één plek krijgt

Tussen de middag belt een dealer. Alweer over dezelfde aanvraag.

De klant zit in de showroom en wil weten of de auto besteld kan worden.

De medewerker die opneemt, logt in bij het portal van de financier. Zoekt de aanvraag op. Kijkt in de mail of er nog iets is nagestuurd. En belt terug.

Kort daarna belt de volgende dealer.

Dit stuk is voor eigenaren en teamleiders van lease-intermediairs die met een netwerk van dealers werken. Het gaat over waarom dealers bellen voor een status, en hoe je statusinformatie op één plek krijgt, zichtbaar voor wie die nodig heeft. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

De status staat overal een beetje

Een aanvraag heeft op elk moment een status. Alleen staat die niet op één plek.

• bij de financier, in een portal;
• in de mail, als een vraag van de financier of een nagestuurd document;
• in WhatsApp, bij de collega die de dealer sprak;
• in het hoofd van de medewerker die het dossier doet.

Wie de status wil weten, moet die bij elkaar zoeken. Dat kan de dealer niet. Dus belt de dealer.

Elk telefoontje over een status is werk dat niets toevoegt

Statusvragen kosten meer dan het gesprek zelf:

• onderbrekingen in het werk van de backoffice;
• terugbelafspraken die zelf weer werk opleveren;
• een dealer die de klant niets kan vertellen, terwijl de klant in de showroom zit.

Een statusvraag betekent dat de informatie er wel is, maar niet te zien is voor wie die nodig heeft. Meer bellen lost dat niet op.

Zo los je het nu op: terugbellen, appgroepen en een lijst

De gangbare oplossing is bereikbaar zijn. Een vaste collega voor de dealers. Een appgroep per dealer. Een spreadsheet met de stand van zaken, die elke ochtend wordt bijgewerkt.

Dat werkt. Dealers waarderen het persoonlijke contact.

Maar de lijst loopt achter zodra het druk is. En de vaste collega kan niet tegelijk bellen en dossiers doen.

Statusinformatie op één plek, zichtbaar voor de dealer

Het alternatief is niet vaker bellen. Het is de status op één plek zetten, en die laten zien aan wie die nodig heeft.

Zo'n plek kan onder andere:

• per aanvraag de status bijhouden, met de volgende stap en wie die zet;
• statuswijzigingen bij een financier ophalen, waar een koppeling dat toelaat;
• de dealer in een eigen omgeving laten zien waar de aanvraag staat;
• een bericht sturen bij een belangrijke stap, zoals een vraag van de financier of een akkoord;
• laten zien welke aanvragen stilstaan, en sinds wanneer.

Een kernstatus is een status die voor elke dealer en elke financier hetzelfde betekent, zoals ontvangen, ingediend, aanvullende vraag of akkoord. Daaronder mag elke financier zijn eigen stappen houden.

Persoonlijk contact blijft. Het gaat dan alleen over wat echt besproken moet worden, niet over de vraag waar een aanvraag staat.

Een status zegt ook wat er nog nodig is. Daarover gaat Wat is er nog nodig? Eén documentenlijst voor dealer, klant en backoffice.

AI kan een status samenvatten, een medewerker bepaalt wat de dealer hoort

Afhankelijk van jullie proces kan AI bijvoorbeeld:

• een vraag van de financier samenvatten in gewone taal voor de dealer;
• een statusbericht klaarzetten op basis van wat er in het dossier is veranderd;
• signaleren welke aanvragen langer stilstaan dan jullie afspraak toelaat.

AI zet klaar. Een medewerker kijkt mee en verstuurt, of bepaalt welke berichten automatisch mogen.

Gebouwd op bestaande bouwstenen, niet vanaf nul

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint met bestaande bouwstenen voor leaseaanvragen, portals, communicatie en integraties. Het maatwerk gaat naar jullie statussen, jullie financiers en de manier waarop jullie met dealers praten. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer over wat we voor intermediairs kunnen bouwen, staat op de pagina software voor lease-intermediairs.

Wanneer je dit niet nodig hebt

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je dealers zelden bellen, omdat ze de status al ergens zien;
• je met een klein aantal dealers werkt die je persoonlijk op de hoogte houdt, en dat zo wilt houden;
• de vragen vooral gaan over één stap die buiten jullie ligt: dan helpt eerst een afspraak met die partij;
• je al een dealerportaal hebt waarin de status actueel is.

Houd deze week bij waarover dealers bellen

Laat de collega die de telefoon doet deze week bij elk telefoontje van een dealer één regel noteren: over welke aanvraag, en wat de dealer wilde weten.

Aan het eind van de week zie je welk deel van de telefoontjes over een status ging.

Elke vraag die met een blik op de status beantwoord had kunnen worden, had de dealer zelf kunnen zien.