Elke dealer levert anders aan: hoe je tot één vaste aanlevering komt

Dinsdagochtend opent een backofficemedewerker de gedeelde mailbox.

De ene dealer stuurt een aanvraag als pdf. De andere zet foto's van een rijbewijs in WhatsApp. Weer een ander vult een eigen formulier in, zonder voertuiggegevens.

De medewerker begint niet met beoordelen, maar met uitzoeken wat er ontbreekt.

Dit stuk is voor eigenaren en backofficemanagers van lease-intermediairs die met een netwerk van autobedrijven werken. Het gaat over waarom elke dealer anders aanlevert, en hoe je tot één vaste aanlevering komt zonder je dealers iets op te leggen. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

Elke dealer heeft een eigen manier van aanleveren

Een dealer werkt niet alleen met jullie. En elke dealer heeft eigen gewoontes.

Bijvoorbeeld:

• een pdf van de offerte, met de klantgegevens in de mail;
• foto's van documenten via WhatsApp;
• een eigen formulier, met net andere velden dan jullie nodig hebben;
• een telefoontje, met de rest later.

Voor de dealer is dat logisch. Die verkoopt auto's. De financiering is één stap in dat verkoopgesprek.

Voor jullie backoffice betekent het dat elk dossier eerst moet worden rechtgezet.

Het rechtzetten gebeurt voordat het echte werk begint

Voordat een aanvraag naar een financier kan, gaat er tijd naar:

• nagaan welke gegevens en documenten ontbreken;
• de dealer nabellen of een mail terugsturen;
• gegevens overtypen in jullie eigen systeem;
• wachten, terwijl de klant bij de dealer wil tekenen.

Dat kost tijd per dossier. En de snelheid van een aanvraag hangt af van hoe compleet die binnenkwam.

Zo los je het nu op, en dat werkt tot het druk wordt

De gangbare oplossing is een checklist.

Een lijst met wat een dealer moet aanleveren, per mail rondgestuurd of als pdf op de site. Soms een vaste collega die elke dealer kent en weet wat die meestal vergeet.

Dat werkt. Zolang het volume te overzien is, en die collega er is.

Maar een checklist dwingt niets af. De dealer levert aan wat er op dat moment bij de hand is. En de kennis over wat er per dealer misgaat, zit bij één persoon.

Eén vaste aanlevering, zonder je dealers iets op te leggen

Het alternatief is geen strengere checklist. Het is een plek waar aanleveren makkelijker is dan mailen.

Een dealeromgeving is een eigen portaal waarin aangesloten autobedrijven een aanvraag starten, documenten toevoegen en de voortgang volgen.

Zo'n omgeving kan onder andere:

• per product en financier laten zien welke gegevens nodig zijn;
• vooraf aangeven dat een veld leeg is of een document ontbreekt;
• voertuiggegevens ophalen, waar een koppeling dat toelaat;
• documenten direct bij het juiste dossier zetten;
• de dealer laten zien wat er nog openstaat.

Het aanleveren gaat dan voor de dealer zelf ook sneller: minder nabellen, minder terugsturen.

Mail en WhatsApp hoeven niet te verdwijnen. Wat daar binnenkomt, kan aan hetzelfde dossier worden gekoppeld.

De omgeving kan in jullie eigen huisstijl. Voor de dealer is het dan jullie portaal, niet dat van een softwareleverancier.

Welke documenten per aanvraag nodig zijn, staat in Wat is er nog nodig? Eén documentenlijst voor dealer, klant en backoffice. Hoe dit er vanaf de kant van de financier uitziet, staat in Waarom aanvragen van distributiepartners onvolledig binnenkomen.

AI kan een dossier nakijken voordat een medewerker het opent

Afhankelijk van jullie proces kan AI bijvoorbeeld:

• een aangeleverde offerte of pdf lezen en de gegevens als voorstel in de aanvraag zetten;
• signaleren dat een document ontbreekt, verlopen lijkt of niet bij de aanvraag past;
• een bericht aan de dealer klaarzetten met wat er nog nodig is.

AI stelt voor. De medewerker controleert en beslist.

Gebouwd op bestaande bouwstenen, niet vanaf nul

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint met bestaande bouwstenen voor leaseaanvragen, portals, documenten en communicatie. Het maatwerk gaat naar jullie producten, jullie financiers en jullie manier van werken met dealers. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer over wat we voor intermediairs kunnen bouwen, staat op de pagina software voor lease-intermediairs.

Wanneer je dit niet nodig hebt

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je werkt met een klein, vast groepje dealers dat al compleet aanlevert;
• je aanvragen vooral rechtstreeks van klanten komen, niet via dealers;
• je dealers al via één portal aanleveren dat goed werkt, en het knelpunt ergens anders zit;
• het probleem bij één dealer ligt: dan helpt een gesprek met die dealer meer dan software.

Tel deze week hoe vaak een dossier terug moet naar de dealer

Laat de backofficemanager deze week bij elke nieuwe aanvraag noteren of die compleet binnenkwam. En zo niet: wat ontbrak, en bij welke dealer.

Aan het eind van de week zie je welke gegevens het vaakst ontbreken, en bij wie.

Daar begint de vaste aanlevering: bij de velden die nu het vaakst terug moeten.