Uitzonderingen in het hoofd van één collega: hoe je financieringsroutes vastlegt

Maandagochtend is de ervaren collega er niet.

Op het bureau ligt een aanvraag die net buiten het gewone patroon valt.

Bij welke financier die aanvraag past, en wat daarbij de afspraken zijn, weet eigenlijk alleen die collega.

Dus blijft de aanvraag liggen. Of er wordt gebeld, op een vrije dag.

Dit stuk is voor eigenaren en teamleiders van lease-intermediairs. Het gaat over waarom uitzonderingen en financieringsroutes in hoofden van medewerkers zitten, en hoe je ze vastlegt zonder alles in regels te vangen. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

Kennis over routes en uitzonderingen staat nergens op papier

De waarde van een intermediair zit in kennis. Bijvoorbeeld:

• welke financier welke producten aanbiedt;
• welke financier welke documenten vraagt, en in welke vorm;
• welke dealer met welke financier werkt;
• welke afspraken gelden voor een bepaalde dealer of een bepaald soort klant;
• welke aanvraag beter eerst langs een ervaren collega kan.

Die kennis groeit met elke aanvraag. Alleen staat ze niet op één plek. Ze zit in hoofden, in losse notities en in oude mails.

Dit stuk gaat over jullie eigen afspraken en werkwijze. Niet over hoe een financier een aanvraag beoordeelt: dat blijft bij de financier.

Zolang die collega er is, gaat het goed

Dat is precies het risico:

• aanvragen die blijven liggen bij vakantie of ziekte;
• nieuwe medewerkers die lang afhankelijk blijven van één persoon;
• verschillen in aanpak tussen collega's, voor hetzelfde soort aanvraag;
• afspraken met een dealer die niet worden nagekomen, omdat niemand ze kende.

En als die collega ooit vertrekt, gaat de kennis mee.

Zo los je het nu op: een document met afspraken, en even vragen

De gangbare oplossing is een document met afspraken per financier. Een gedeelde map. Een appgroep waarin je het even vraagt.

Dat helpt. Maar een document veroudert zodra er iets verandert. En het staat los van de aanvraag waar je op dat moment mee bezig bent.

Wie het nodig heeft, moet het dus zoeken. Of het toch even vragen.

Financieringsroutes vastleggen waar de aanvraag loopt

Het alternatief is niet alles in regels vangen. Het is de afspraken vastleggen op de plek waar ze nodig zijn: bij de aanvraag.

Financieringsrouting is de keuze naar welke financier een aanvraag gaat, volgens de afspraken en de logica van jouw organisatie.

Een eigen omgeving kan daarbij onder andere:

• per financier vastleggen welke producten, documenten en afspraken gelden;
• bij een aanvraag laten zien welke financiers volgens jullie afspraken passen bij dit soort aanvraag;
• uitzonderingen per dealer of soort klant zichtbaar maken op het moment dat ze gelden;
• vastleggen waarom een aanvraag een bepaalde route kreeg;
• een aanvraag die afwijkt, eerst langs een ervaren collega laten gaan.

Niet alles hoeft een regel te worden. Sommige keuzes blijven een afweging van een mens.

Het verschil is dat die afweging dan zichtbaar is, en de volgende keer terug te vinden.

Wanneer een alternatief voor je huidige software logisch wordt, staat in Wanneer is een alternatief voor bestaande intermediairssoftware logisch?

AI kan kennis terugvinden, een medewerker kiest de route

Staan de afspraken vast, dan kan AI ermee werken. Afhankelijk van jullie proces kan AI bijvoorbeeld:

• bij een aanvraag de geldende afspraken en eerdere vergelijkbare aanvragen laten zien;
• een vraag van een nieuwe medewerker beantwoorden met de afspraken die jullie hebben vastgelegd;
• signaleren dat een aanvraag afwijkt van wat gebruikelijk is voor die dealer.

AI stelt voor. De keuze voor een financier blijft bij een medewerker.

Gebouwd op bestaande bouwstenen, niet vanaf nul

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint met bestaande bouwstenen voor leaseaanvragen, CRM, automatisering en AI. Het maatwerk gaat naar jullie routes, jullie afspraken en jullie uitzonderingen: precies wat jullie anders doen dan een ander. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer over wat we voor intermediairs kunnen bouwen, staat op de pagina software voor lease-intermediairs.

Wanneer je dit niet nodig hebt

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je met één financier werkt, met weinig uitzonderingen;
• je team klein is en dicht op elkaar zit, en de kennis vanzelf wordt gedeeld;
• je afspraken zo vaak veranderen dat vastleggen nog geen zin heeft: maak ze dan eerst stabiel;
• de vraag eigenlijk is of een financier een aanvraag goedkeurt: dat beslist de financier, niet jullie systeem.

Schrijf deze week op wat je ervaren collega uit het hoofd deed

Vraag je meest ervaren collega om deze week bij elke aanvraag die afweek één zin te noteren: wat was er anders, en welke keuze volgde daaruit.

Aan het eind van de week heb je de eerste lijst met uitzonderingen die nergens stonden.

Dat is het begin van routes die niet meer afhangen van één persoon.