Commissieafspraken per dealer in een spreadsheet: hoe je ze inzichtelijk maakt

Aan het eind van de maand opent iemand de commissiespreadsheet.

Per dealer een tabblad. Met afspraken die in de loop van de tijd zijn aangepast, en opmerkingen in de cellen.

Welke afspraak gold voor deze deal? De oude, of de nieuwe?

Het antwoord staat in een mail. Ergens.

Dit stuk is voor eigenaren en financieel verantwoordelijken van lease-intermediairs die met dealers en partners werken. Het gaat over waarom commissie- en partnerafspraken lastig inzichtelijk zijn, en hoe je ze vastlegt zodat per deal duidelijk is wat er geldt. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

Elke dealer heeft een eigen afspraak

Een intermediair werkt met dealers en partners die elk een eigen afspraak hebben. Bijvoorbeeld:

• een vergoeding per deal, of per product;
• afspraken die per periode verschillen;
• uitzonderingen voor een bepaald merk, product of soort klant;
• afspraken met financiers, die weer doorwerken in wat een dealer krijgt;
• mondelinge afspraken die later zijn bevestigd, of niet.

Die afspraken staan in contracten, mails en spreadsheets. Niet op één plek.

Dit stuk gaat over de interne administratie van die afspraken. Wat er richting klanten over vergoedingen gemeld moet worden, valt erbuiten.

Onduidelijke afspraken kosten vooral aan het eind van de maand

Dan komt alles samen:

• uitzoekwerk bij elke afrekening;
• discussies met dealers over wat er is afgesproken;
• fouten die pas later opvallen, en dan lastig terug te draaien zijn;
• geen overzicht van wat een dealer of partner de organisatie werkelijk oplevert.

En het vertrouwen van een dealer hangt voor een deel af van een afrekening die klopt.

Zo los je het nu op: een spreadsheet per dealer

De gangbare oplossing is een spreadsheet. Een tabblad per dealer, formules voor de berekening, en een collega die weet hoe het werkt.

Dat werkt. Tot de afspraken veranderen, het aantal dealers groeit, of die collega er niet is.

Een spreadsheet weet niet welke deals er zijn gesloten. Iemand moet ze er elke maand in zetten. Met de hand.

Afspraken per partner vastleggen, commissie zichtbaar per deal

Het alternatief is dat de afspraak vastligt op dezelfde plek als de deal.

Commissie-inzicht betekent hier: per deal zien welke afspraak geldt, wat die oplevert en voor wie.

Een eigen omgeving kan daarbij onder andere:

• per dealer en partner vastleggen welke afspraak geldt, en vanaf wanneer;
• bij elke deal de geldende afspraak toepassen;
• uitzonderingen vastleggen, met een reden en wie ze goedkeurde;
• een overzicht per dealer en per periode maken, klaar voor de afrekening;
• een dealer in een eigen omgeving laten zien wat er voor die dealer klaarstaat.

Wijzigt een afspraak, dan geldt de nieuwe voor nieuwe deals. De oude blijft zichtbaar voor de deals die eronder vielen.

Hoe de rest van de samenwerking met dealers in dezelfde omgeving kan landen, staat in Elke dealer levert anders aan: hoe je tot één vaste aanlevering komt.

AI kan afwijkingen signaleren, een medewerker keurt de afrekening goed

Afhankelijk van jullie proces kan AI bijvoorbeeld:

• signaleren dat een deal buiten de bekende afspraken valt;
• een afspraak uit een contract of mail als voorstel vastleggen;
• laten zien waar een afrekening afwijkt van eerdere periodes.

Een medewerker keurt goed wat er wordt uitbetaald. AI rekent niet af.

Gebouwd op bestaande bouwstenen, niet vanaf nul

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint met bestaande bouwstenen voor CRM, leaseaanvragen, portals en automatisering. Het maatwerk gaat naar jullie commissielogica: precies het deel dat per intermediair verschilt. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer over wat we voor intermediairs kunnen bouwen, staat op de pagina software voor lease-intermediairs.

Wanneer je dit niet nodig hebt

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je met een klein aantal dealers werkt, met één vaste afspraak voor iedereen;
• je administratie de commissie al per deal uitrekent, en dat klopt;
• de discussies niet over de berekening gaan, maar over de afspraak zelf: maak die dan eerst duidelijk;
• je vooral wilt weten wat je aan klanten moet melden over vergoedingen: dat is een vraag voor je compliance-adviseur, niet voor software.

Leg deze week de laatste afrekening naast de afspraken

Laat de financieel verantwoordelijke deze week de laatste afrekening van één dealer naast de afspraken leggen die voor die dealer gelden.

Noteer bij elke deal waar de afspraak vandaan kwam: contract, mail of geheugen.

Elke deal waarbij het antwoord geheugen is, is een afspraak die nog vastgelegd moet worden.