Centrale rapportage bij een dealerholding: eerst dezelfde definities, dan een dashboard

Op maandag legt de controller de cijfers van alle vestigingen naast elkaar.

De ene vestiging telt een lead zodra er een formulier binnenkomt. De andere pas na het eerste gesprek.

Het overzicht ziet er netjes uit. Alleen betekenen de cijfers niet hetzelfde.

Dit stuk is voor directie en controllers van dealerholdings en andere autobedrijven met meerdere vestigingen. Betrouwbare cijfers over vestigingen beginnen bij dezelfde definities, niet bij een dashboard. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

Hetzelfde woord betekent per vestiging iets anders

Een definitie is de afspraak wat een woord in je cijfers betekent. Die afspraak ontstaat op de vestiging zelf.

Bijvoorbeeld over de vraag:

• wanneer een klantvraag een lead is;
• wanneer een lead als opgevolgd telt;
• wanneer een financieringsaanvraag lopend is, en wanneer afgerond;
• wanneer een auto als verkocht telt: bij het tekenen, bij de aflevering of bij de betaling;
• bij welke vestiging een deal hoort als de klant bij twee vestigingen was.

Geen van die keuzes is fout.

Maar als elke vestiging een andere keuze maakt, vergelijk je in het overzicht verschillende dingen.

Dat ligt niet aan slordigheid. Iedere vestiging heeft haar definities laten groeien met haar eigen systeem, haar eigen team en haar eigen gewoontes.

Wie de cijfers samenvoegt, wordt de koppeling

De gangbare oplossing is een maandelijkse ronde langs de vestigingen.

Elke vestiging levert een export of een ingevuld sjabloon aan. Iemand op het hoofdkantoor voegt alles samen, zoekt verschillen uit en stuurt vragen terug.

Dat werkt. Maar het kost wat:

• het overzicht is klaar als de maand al voorbij is;
• elke correctie levert een nieuwe versie op;
• het managementoverleg gaat over de vraag of een cijfer klopt, niet over wat eraan moet gebeuren;
• een aanvraag die blijft liggen, zie je pas in de volgende ronde.

Wie de cijfers samenvoegt, is dan de verbinding tussen de systemen van de vestigingen. Met de hand.

Een nieuw dashboard lost dit niet op

Een dashboard is een weergave. Geen afspraak.

Zet je een dashboard op gegevens met verschillende definities, dan zie je de verschillen sneller. Maar ze zijn er nog steeds.

En hoe mooier het dashboard, hoe meer de cijfers als waarheid worden gelezen.

Eerst dezelfde definities, dan een dashboard

De volgorde doet ertoe.

Leg eerst per kerngegeven drie dingen vast:

• wat het betekent en wanneer het verandert;
• waar het officieel staat: in het systeem waarin het werk gebeurt, niet in een lijst achteraf;
• wie het mag zien: de eigen vestiging, een regio of de hele holding.

Een kernstatus is een status die op elke vestiging hetzelfde betekent, zoals nieuw, in behandeling, aanvraag ingediend of afgeleverd. Rondom die statussen mag het werk per vestiging verschillen.

Hoe een vestiging een lead opvolgt, mag verschillen. Wanneer een lead als opgevolgd telt, niet.

Pas als die afspraken staan, heeft een dashboard zin. Het leest dan uit de bron, zonder ronde langs de vestigingen.

Welke onderdelen centraal moeten en welke lokaal mogen blijven, staat in Meer vestigingen, meer uitzonderingen: hoe houd je centrale grip? Definities en rapportage horen bij centraal.

AI kan afwijkingen signaleren, een manager beslist

Staan de definities vast, dan kan AI binnen die gegevens meekijken.

Afhankelijk van jullie proces kan AI bijvoorbeeld:

• signaleren welke aanvragen langer stilstaan dan jullie afspraak toelaat;
• records zonder status of eigenaar terugleggen bij de vestiging;
• per vestiging samenvatten wat er deze week is veranderd;
• laten zien waar een vestiging opvallend afwijkt van de rest.

AI wijst aan. Een manager bepaalt wat ermee gebeurt.

Zonder gelijke definities vergelijkt AI net zo goed appels met peren. Alleen sneller.

Die laag hoeft niet vanaf nul te worden gebouwd

Het is ook niet nodig om alle vestigingen eerst op één systeem te zetten.

Afhankelijk van jullie landschap kunnen we onder andere bouwen:

• een centrale laag met gedeelde definities en kernstatussen;
• koppelingen met de dealer-, CRM- en financesystemen die blijven;
• rechten per vestiging, regio en rol;
• managementdashboards die uit die laag lezen;
• signalering met AI, met een manager die beslist.

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint daarbij met bestaande bouwstenen voor CRM, leaseaanvragen, portals, automatisering en AI. Het maatwerk gaat naar jullie definities en jullie structuur. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer over software voor meerdere vestigingen staat op de pagina software voor dealerholdings.

Wanneer je hier niet mee hoeft te beginnen

Niet elke holding heeft dit nodig.

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je vestigingen al in één systeem werken met dezelfde statussen, en niemand de cijfers nog betwist;
• je vestigingen zelfstandige bedrijven zijn en de holding alleen naar de financiële resultaten kijkt: dan kan de rapportage uit de boekhouding volstaan;
• je een eenmalige analyse nodig hebt, bijvoorbeeld voor een waardering van het bedrijf: daarvoor is een softwarelaag te veel;
• er op een vestiging nog weinig wordt vastgelegd: dan begint het bij het vastleggen, niet bij de rapportage.

Kies één cijfer en vraag elke vestiging hoe ze het tellen

Kies deze week één cijfer dat in het managementoverleg vaak ter discussie staat.

Laat de controller of operationeel manager elke vestigingsmanager dezelfde vraag stellen. Bijvoorbeeld: wanneer telt bij jullie een lead als opgevolgd?

Zet de antwoorden naast elkaar.

Waar ze verschillen, ligt de eerste afspraak. Niet in een nieuw dashboard.

Bij de volgende maandrapportage zie je of het werkt: het gesprek gaat dan over wat het cijfer betekent, niet over of het klopt.