Systemen samenvoegen na een overname: vervangen, koppelen of laten staan

De overname is rond. Maandag hoort de nieuwe vestiging bij de holding.

Ze neemt haar eigen systemen, lijstjes en afspraken mee.

Op het hoofdkantoor ligt de vraag al klaar: gaat dat allemaal over naar onze systemen?

Dit stuk is voor directie en operationeel managers van dealerholdings die een autobedrijf overnemen, of net hebben overgenomen. Het antwoord is geen alles of niets. Je kiest per systeem: vervangen, koppelen of laten staan. Onderaan staat wanneer je dit niet nodig hebt.

Een overname brengt systemen mee, niet alleen een vestiging

Een overgenomen autobedrijf heeft een eigen manier van werken. En systemen die daarbij passen.

Bijvoorbeeld:

• een systeem voor voorraad, verkoop en werkplaats;
• een eigen CRM, of een eigen manier om leads bij te houden;
• eigen inlogs bij de portals van financiers en leasemaatschappijen;
• een eigen website met eigen formulieren;
• eigen afspraken met partners en leveranciers;
• spreadsheets en lijstjes die alleen op die vestiging bekend zijn.

In die systemen staat de klantgeschiedenis van het bedrijf. In de lijstjes staat hoe het team echt werkt.

Je neemt dus niet alleen een vestiging over. Je neemt een landschap over.

Alles vervangen of alles laten staan: allebei heeft een prijs

Er zijn twee reflexen.

De eerste: alles zo snel mogelijk over naar de systemen van de holding. Dat geeft eenheid. Maar het raakt alles tegelijk:

• het team leert nieuwe systemen, terwijl het net aan een nieuwe eigenaar went;
• lopende aanvragen en afleveringen moeten midden in het proces over;
• klantgegevens moeten worden overgezet, inclusief de fouten die erin zitten;
• wat alleen in de oude lijstjes stond, raakt makkelijk kwijt.

De tweede: alles laten zoals het is. Dat geeft rust. Maar de holding blijft blind:

• de cijfers van de nieuwe vestiging zijn niet te vergelijken met die van de rest;
• een klant van de nieuwe vestiging is voor de andere vestigingen onbekend;
• centrale afdelingen typen gegevens over uit nog een systeem erbij.

Waarom cijfers zonder gedeelde definities niet te vergelijken zijn, staat in Centrale rapportage bij een dealerholding: eerst dezelfde definities, dan een dashboard.

Vervangen, koppelen of laten staan: kies per systeem

Tussen die twee reflexen ligt een derde route. Je beslist niet voor het hele landschap tegelijk, maar per systeem.

Per systeem zijn er drie keuzes:

• vervangen, als het systeem werk doet dat de holding overal gelijk wil hebben, en het niet op de rest kan aansluiten;
• koppelen, als het systeem goed werkt voor de vestiging, maar de holding de gegevens eruit nodig heeft;
• laten staan, als het systeem alleen lokaal werk ondersteunt en de holding de gegevens niet nodig heeft.

Een koppeling is een verbinding waarmee twee systemen automatisch gegevens uitwisselen. Zo kan een systeem voor voorraad en werkplaats blijven, terwijl de kerngegevens toch centraal zichtbaar worden.

Koppelen kan ook een tussenstap zijn. Vervangen kan later nog, als de vestiging er klaar voor is.

Wat een koppeling robuust maakt, staat op de pagina over integraties.

Begin bij de gegevens, niet bij de systemen

Een lijst met systemen zegt weinig. Een lijst met gegevens en waar ze staan, zegt veel meer.

Bepaal eerst welke gegevens de holding van elke vestiging nodig heeft. Bijvoorbeeld leads, klanten, lopende aanvragen, verkochte auto's en afleveringen.

Kijk daarna per gegeven in welk systeem het nu staat. Dan wordt de keuze per systeem een stuk duidelijker.

Houd daarbij een volgorde aan:

• eerst wat lopend is: aanvragen, afleveringen en afspraken met klanten mogen niet tussen twee systemen verdwijnen;
• daarna de rapportage, in de definities van de holding;
• pas daarna de processen die centraal gelijk moeten worden.

Leg ook vast wie welke klantgegevens mag zien, voordat bestanden worden samengevoegd. Een verkoper van de ene vestiging hoeft niet alles te zien van de andere.

AI kan het samenvoegen voorbereiden, een medewerker beslist

Samenvoegen is precisiewerk. Daar kan AI in de workflow helpen.

Afhankelijk van de systemen kan AI bijvoorbeeld:

• voorstellen welke klanten in beide bestanden voorkomen;
• velden uit het oude systeem als voorstel koppelen aan de definities van de holding;
• lopende dossiers samenvatten voor het centrale team;
• records markeren waarin gegevens ontbreken of elkaar tegenspreken.

AI stelt voor. Een medewerker controleert en keurt goed.

Zo blijft zichtbaar wat er is samengevoegd, en door wie.

Een centrale laag, gebouwd op bestaande bouwstenen

Na een overname hoeft niet het hele landschap opnieuw. En wat er nieuw komt, hoeft niet vanaf nul te worden gebouwd.

Afhankelijk van jullie landschap kunnen we onder andere bouwen:

• een centrale laag voor leads, klanten, aanvragen en rapportage;
• koppelingen met de systemen die blijven, waar die dat toelaten;
• het overzetten van klantgegevens en lopende dossiers waar vervangen wordt;
• rechten per vestiging en rol;
• een overgangsperiode waarin oud en nieuw naast elkaar werken.

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint daarbij met bestaande bouwstenen voor CRM, leaseaanvragen, portals, automatisering en AI. Het maatwerk gaat naar wat jullie holding anders doet dan een ander. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Meer over centrale regie over meerdere vestigingen staat op de pagina software voor dealerholdings.

Wanneer je dit niet nodig hebt

Niet elke overname vraagt om een centrale laag.

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• de overgenomen vestiging al met dezelfde systemen werkt als de rest van de holding;
• het overgenomen bedrijf zelfstandig blijft, met eigen merk en directie, en de holding alleen de financiële cijfers volgt;
• de overname nog niet rond is: breng dan wel in kaart welke systemen er zijn, maar bouw nog niets;
• het om één systeem gaat waarvan het contract afloopt: dan is het een vervangingsvraag, geen integratievraag.

Maak deze week een lijst van gegevens, niet van systemen

Laat deze week de operationeel manager van de holding samen met de vestigingsmanager van de overgenomen vestiging één lijst maken.

Zet per gegeven erin: in welk systeem het staat, wie het gebruikt en of de holding het nodig heeft.

Markeer daarna per systeem: vervangen, koppelen of laten staan.

Twijfel je, dan kan koppelen een eerste stap zijn. Vervangen kan later nog.

Bij de eerste maandrapportage na de overname zie je of het werkt: de nieuwe vestiging staat erin, in dezelfde definities als de rest.