Autoverhuur in het Caribisch gebied: wat een toeristische markt anders maakt

Vrijdagavond wacht een medewerker in de aankomsthal met de sleutels van een huurauto.

De vlucht van de klant is vertraagd. Daarna staat er nog een aflevering bij een hotel op de planning.

Het contract, de borg en de foto's van de auto: dat gebeurt straks allemaal op de parkeerplaats. Niet aan een balie.

Dit stuk is voor verhuurbedrijven in het Caribisch gebied, zoals op Curaçao, Aruba en Bonaire, en in andere toeristische markten. Het gaat over waar het verhuurproces daar anders loopt dan bij verhuur aan klanten uit de regio, en wat dat vraagt van je software. Onderaan staat ook wanneer je dit niet nodig hebt.

Wat er rond één reservering gebeurt, zoals borg, extra bestuurders en verlengingen, staat in Een reservering is meer dan een datum en een auto. Dit stuk gaat over de markt eromheen.

De uitgifte gebeurt op de parkeerplaats, niet aan de balie

Bij aflevering op de luchthaven of bij een hotel komt de auto naar de klant.

Wat anders aan een balie gebeurt, gebeurt dan ter plekke:

• gegevens en rijbewijs controleren;
• het contract laten tekenen;
• de borg vastzetten;
• de staat van de auto vastleggen;
• de sleutel overdragen.

En dat met een klant die net is geland en snel weg wil.

Op een luchthaven is een ophaaltijd bovendien een schatting. Wat telt, is wanneer de vlucht landt.

Landt die later, dan schuift de rest van de route mee, tot en met de aflevering bij het hotel.

Bij het inleveren is het omgekeerd. Dan moet de klant een vlucht halen.

Wat op dat moment niet goed wordt vastgelegd, is achteraf lastig te bespreken. De klant is dan al vertrokken.

Je klant is er alleen tijdens de huur

Een toerist boekt vanuit huis, soms vanuit een andere tijdzone.

Klanten komen uit verschillende landen en spreken verschillende talen.

Hun vragen komen binnen wanneer het hun uitkomt. Niet wanneer jullie kantoor open is.

Veel van dat contact loopt via de telefoon, bijvoorbeeld via WhatsApp: een vraag over de ophaalplek, een foto van een kras, een verzoek om een dag langer.

Staat dat alleen in de telefoon van één medewerker, dan weet de collega van de volgende dienst van niets.

Of boekingen via WhatsApp of online horen te lopen, staat in Via WhatsApp of online boeken: wat past bij een verhuurbedrijf op Curaçao?

Na de huur is de klant weer thuis. Een vraag over de borg of over schade loopt dan op afstand.

Het werk vóór aankomst en na vertrek moet dus ook zonder balie kunnen.

In het piekseizoen verdwijnt de speling

Buiten het seizoen is er ruimte. Komt een auto later terug, dan staat er een andere klaar.

In het piekseizoen is die andere auto er niet.

Dan raakt elke vertraging de volgende klant: een late inname, een schade, een auto die nog schoon moet.

Of een auto echt klaarstaat, zie je dan niet aan de reservering. Wel aan de status van de auto zelf. Welke statussen dat kunnen zijn, staat in Software voor autoverhuur: meer dan een boekingskalender.

Soms komen er in het piekseizoen tijdelijke medewerkers bij. Die kennen de uitzonderingen nog niet.

Staat een afspraak alleen in WhatsApp of in het hoofd van een vaste collega, dan bestaat die afspraak voor hen niet.

Lokale regels horen in het proces, niet in iemands hoofd

Wat een verhuurbedrijf moet controleren, vastleggen of afspreken, kan per eiland verschillen.

Denk aan welke rijbewijzen jullie accepteren, welke gegevens van een huurder nodig zijn en wat er in het contract moet staan.

Werk je op meer dan één eiland, dan kan dit per vestiging verschillen. Net als prijzen, voorwaarden en soms de valuta.

Welke regels voor jullie gelden, bepalen jullie zelf, met jullie eigen adviseurs. Dat doet de software niet. En wij ook niet.

Een verhuurpakket dat voor een andere markt is ingericht, kent jullie regels niet vanzelf.

Wat software wel kan: zorgen dat wat nodig is, op het juiste moment wordt gevraagd en vastgelegd. Op de parkeerplaats net zo goed als aan de balie.

Een toeristische markt vraagt software die werkt waar het werk gebeurt

Dat is geen extra scherm aan de balie.

Het is software die meegaat naar de luchthaven, het hotel en de telefoon van de klant.

Afhankelijk van jullie operatie kunnen we onder andere bouwen:

• uitgifte en inname op een telefoon of tablet, met contract, handtekening, borg en foto's van de auto bij elkaar;
• een planning van afleveringen en innames die rekening houdt met vluchten, routes en de terugweg van de medewerker;
• online inchecken vóór aankomst, zodat er op de parkeerplaats minder hoeft te gebeuren;
• klantcommunicatie in de taal van de klant, via de kanalen die klanten al gebruiken;
• een overzicht waarin inname, schoonmaak en de volgende uitgifte als één keten zichtbaar zijn;
• vaste regels voor uitzonderingen, zodat ook een tijdelijke collega weet wat er moet gebeuren;
• instellingen per vestiging voor prijzen, voorwaarden en wat er bij de uitgifte moet worden vastgelegd.

Daarvoor hoeft niet alles opnieuw te worden gebouwd.

Slimfy, het softwarelabel van Connective Group, begint met bestaande bouwstenen voor CRM, portals, documenten, communicatie en workflow. Het maatwerk gaat naar wat jullie operatie op het eiland anders maakt. Wat er precies nodig is, bepalen we per traject.

Werkt jullie boekingssysteem of betaalprovider goed, dan hoeft dat niet te worden vervangen. Software kan ook de laag zijn die bestaande systemen met elkaar verbindt.

Waarom die laag de bron van waarheid moet zijn, en waarom AI daarin hoort, staat in Losse tools in je verhuurbedrijf: eerst één bron van waarheid, dan AI.

Wat we verder voor verhuurbedrijven kunnen bouwen, staat op de pagina software voor autoverhuur.

Wanneer je hier geen maatwerk voor nodig hebt

Niet elk verhuurbedrijf op een eiland heeft dit nodig.

Het is waarschijnlijk niet de juiste stap als:

• je vanuit één balie op de luchthaven verhuurt en niet aflevert bij hotels of andere adressen;
• je huidige verhuurpakket afleveren op locatie, meerdere talen en jullie seizoensprijzen al goed afhandelt;
• het knelpunt in het piekseizoen een tekort aan auto's of mensen is, niet de afstemming;
• nog niet duidelijk is welke lokale regels voor jullie proces gelden — zoek dat dan eerst uit, voordat er iets gebouwd wordt.

Begin bij de drukste dag van het afgelopen seizoen

Pak deze week de planning van de drukste dag uit het afgelopen piekseizoen.

Laat de collega die toen de afleveringen deed per auto noteren waar die naartoe ging, wat er ter plekke moest gebeuren en waar het werd vastgelegd.

Markeer daarna wat alleen in WhatsApp, op papier of in iemands hoofd stond.

Dat is het deel van jullie operatie dat in het volgende piekseizoen weer op dezelfde mensen leunt.